Melhores maneiras de escrever mensagens de e-mail

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A correria do dia-a-dia faz a gente escrever mensagens de e-mail sem pensar. Muitas vezes paramos para ler a mensagem somente após tê-la enviado, aí já é tarde demais, não acha?

melhores maneiras de escrever email

Imagine você recebendo um e-mail com mais de 300 linhas de texto, com citações, referências e mais um monte de coisas que normalmente seriam desnecessárias, a não ser que trabalhe com jurídico ou outra área que necessite de textos longos, você abre a mensagem e já desanima de cara, rola a página da mensagem e percebe que ela não tem fim. Provavelmente você não vai prestar muita atenção na mensagem, vai ler o mais rápido que puder e, se necessário, responder. A melhor maneira de escrever um e-mail é sendo direto, pois hoje ninguém têm tempo sobrando e as coisas devem ser feitas o mais rápido possível – com eficiência e sem enrolação.

Limite-se a um único tema por e-mail. Caso o e-mail trate de muitos assuntos será necessário uma troca muito maior de mensagens e corre-se o risco da dispersão do assunto principal, ou pelo menos, àquele que deveria ser o assunto principal.

Cuidado ao mandar cópias da mensagem para pessoas que não estão ligadas ao assunto. Isso gera desconforto às pessoas que receberão a cópia da mensagem e muitas vezes pode causar confusão desnecessária e perde-se mais tempo para esclarecer o assunto ao invés de tratar dele.

Bom, vamos ao que interessa.

Assunto do E-mail

A primeira ação a ser executada quando escrevemos um e-mail é adicionar o assunto. Recebo muitos e-mails que não possuem assunto e na maioria das vezes simplesmente os descarto, acredite, as pessoas não são adivinhos para saber do que se trata o e-mail e pela falta de paciência acabam deletando.

É muito importante preencher o campo do assunto com poucas palavras, pois frases extensas podem não aparecer completamente na caixa de identificação do destinatário.

Quanto ao texto da mensagem, é desejável seguir algumas recomendações para que a mensagem seja lida de uma forma clara e agradável.

Iniciando a mensagem do e-mail

Após formular o assunto, é preciso iniciar a formulação da mensagem saudando a pessoa a quem deseja enviar a mensagem, existem algumas formas de iniciar a mensagem:

  • Olá [Fulano/a], como vai?
  • Bom dia [Fulano/a], tudo bem?
  • Caro/a [Fulano/a]
  • Prezado/a [Fulano/a]
  • Bom dia Senhor/Senhora/Dona [Fulano/a]
  • Querido/a [Fulano/] – quando conhece muito bem a pessoa
  • [Fulano], Boa Tarde!

Objetivo

O objetivo do e-mail é muito pessoal, então não há modelos pré-definidos de como escrevê-lo. Apenas lembre-se de ir direto ao ponto e evitar abreviações, já que dá a impressão de pressa e falta de consideração com o destinatário.

Tome o dobro de cuidado ao escrever quando estiver nervoso ou estressado, você corre um sério risco de ser mal interpretado pelo receptor da mensagem.

Evite escrever o texto em caixa alta, este tipo de formatação é interpretado como se a pessoa que a  escreveu estivesse “gritando”.

Mantenha um bom espaçamento e escreva parágrafos curtos ou em forma de tópicos (listas), assim será mais fácil compreender a mensagem.

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Lembre-se que o e-mail pode ficar registrado por muito tempo e pode ser “revivido” a qualquer momento, então escreva o objetivo e releia para ver se está tudo nos conformes.

Finalizando

Caso escreva o e-mail e necessite receber de volta uma informação ou ação, no final da mensagem poderá inserir uma das seguintes frases:

  • Permanecerei à disposição.
  • Aguardo seu retorno.
  • Qualquer dúvida, estou à disposição.

Após isso, é interessante despedir-se de forma amigável. Algumas maneiras de fazer isso:

  • Abraço.
  • Grande abraço.
  • Forte abraço.
  • Até breve.

Também é recomendável usar um dos seguintes termos depois da despedida:

  • Atenciosamente.
  • Cordialmente.
  • Carinhosamente.

Depois disso tudo feito, adicione a assinatura do e-mail, ela poderá conter o seu nome, o logotipo da empresa, nome da empresa, telefone, endereço do site e também perfis de redes sociais.

Pronto! mas antes de clicar em “Enviar”, releia tudo e verifique se há erros de ortografia ou frases sem nexo. Ainda pode mostrar a mensagem a um amigo e pedir um parecer sincero.

Melhores maneiras de escrever mensagens de e-mail: Relembre As Maneiras

  • Preencha o assunto com poucas palavras
  • Cumprimente a pessoa
  • Vá direto ao ponto – não enrole
  • Único tema por mensagem
  • Evite abreviações
  • Não escreva em caixa alta
  • Despeça-se de forma amigável e educada
  • Não esqueça da assinatura
  • Releia e corrija os erros

Gostou do artigo? Ficou com dúvidas? Tem outras sugestões?

Deixe um comentário, pois leio todos e tento respondê-los :)

Forte Abraço e até a próxima!

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Atua na área digital desde 2008, focado em empreendedorismo, projetos de Marketing Digital e Desenvolvimento de soluções web e mobile. Adora desafios e está sempre atento a novas tecnologias e possibilidades.

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